Mai improvvisare un colloquio.

Forse il piu grave rischio che un leader deve affrontare nei colloqui con i propri collaboratori è la forte tentazione all'improvvisazione,vale a dire a una comunicazione istintiva,estemporanea non finalizzata al raggiungimento di obbiettivi concreti.Un esempio in tal senso può essere rappresentato dal colloquio di rimprovero dove il capo istintivamente da sfogo alla propria tensione raggiungendo l'obbiettivo di creare frustrazione senza creare le condizioni per la risoluzione del problema.
Non sempre il leader è consapevole di essere in vetrina in questi colloqui ,vivisizionato dal proprio collaboratore in ogni sua parola,pausa,espressione del viso o gesto.
Raramente la sua credibilità nasce dalla qualità del colloquio stesso e che le sue parole verranno percepite come messaggi formali che provengono dalla Direzione Aziendale.
In un momento di feeling particolare con un nostro collaboratore,gli comunichiamo che stiamo valutando la possibilità di dargli nuove responsabilità  e un livello gerarchico superiore.
Questa comunicazione riveste per noi carattere formale, e l'affrontiamo con la nostra normale disinvoltura,vivendola piu come atto di cortese relazione o di apprezzamento verso il  collaboratore,quasi come un pensiero ad alta voce.La frase potrebbe essere stata:"Giovanni stai lavorando molto bene e io sto valutando la possibilità di un tuo avanzamento!"Osservate la frase: "sto valutando",molto vaga e comunicata con una certa leggerezza.Forse con altrettanta leggerezza potrà essere dimenticata.Ben diversa però è la percezione di giovanni,che potrebbe vivere quella comunicazione come una dichiarazione esplicita di carriera,quasi una comunicazione ufficiale dell'azienda,guarda caso viene dal mio superiore,il quale ha il diritto e il dovere di parlare a nome dell'azienda.
Un giorno potremmo sentirci dire dal collaboratore:"Lei in un colloquio del 4 Giugno di due anni fa,nella sua stanza... mi disse....!".
Sarà molto difficile per noi, in questa situazione spiegare  che non era una promessa ma solo un pensierino disinvolto,perchè il divario di impatto emotivo tra la comunicazione del capo e la percezione del collaboratore è drammatica.Altro ostacolo,molto comune nei colloqui, è legato alla natura del rapporto gerarchico che crea uno squilibrio comunicativo tra capo e collaboratore,come abbiamo rilevato parlando di comunicazione:dove il leader tende a dominare la scena senza lasciar spazio al propri interlocutore,alle sue idee, alle sue osservazioni,alle sue competenze.
Vediamo infine un terzo comune ostacolo,sempre legato alla preparazione.Se è vero che la preparazione di un colloquio importante rappresenta il 90% del successo,è altrettanto vero che anche il collaboratore può venire al colloquio preparato e documentato.Nella realtà pochi Manager hanno l'abitudine di comunicare ai propri collaboratori il tema dell'incontro,dando loro spazio per la preparazione.Si assiste spesso al noto messaggio:"Signorina mi chiami il Rag. Rossi e gli comunichi che lo aspetto tra 5 minuti nel mio ufficio!"
Solo pochi capi illuminati aggiungono:"...gli dica che vorrei condividere con lui nuove job description del personale del suo reparto.
In genere si preferisce impostare un colloquio a sorpresa,non si sa se per superficialità comunicativa o per giocare al capo eroico che non è tenuto a dare troppe informazioni.Un leader efficace si pone sempre l'obbiettivo,anche in un semplice colloquio di lavoro di ottenere il massimo dal proprio collaboratore.A tal fine gli offre l'opportunità di arrivare preparato a un incontro,offrendogli, quando non ci sono necissità di urgenza,un'opportuno preavviso.Inoltre ritiene più efficace e corretta una comunicazione diretta,senza filtri segretariati.
Riformulando il preavviso :"Rag.Rossi desidero rivedere con lei le nuove job description del suo reparto,quando crede di essere pronto per discuterne?Per me andrebbe bene martedì prossimo."

Una volta presa coscienza che il colloquio capo- collaboratore è un evento non solo importante ma anche ad alto rischio nella costruzione della credibilità del capo,dobbiamo riconoscere che un'accurata preparazione del colloquio è la formula per limitare questo rischio.

Il caso Colonna
Il Geom.Colonna è un giovane molto brillante entrato da un anno in azienda,come tecnico di laboratorio.Ha comunicato via e-mail,al proprio capo che intende lasciare l'azienda in quanto ha ricevuto un'offerta da un'altra società superiore di 200 euro al mese.
Il capo chiama immediatamente Colonna nel suo ufficio.Questo il colloquio:

• Capo(serio e occhi bassi)"Colonna,allora lei ci vuole lasciare per 200 euro in più!Ho capito bene?".
• Colonna: "Penso di si".
• Capo(sempre serio)"200 euro non sono tali da cambiare il corso della nostra vita.Tra l'altro siamo ormai a fine anno e avremo le revisioni delle performance e la sua retribuzione sarà sicuramente rivista.Mi impegno a parlare con il direttore del personale e verificare se possiamo subito anticiparle l'aumento che ho previsto per fine anno,con qualche arrotondamento per avvicinarci ai 200 euro.Domani mattina vado a parlare con il direttore risorse umane e poi la richiamo".

Il mattino successivo il capo va a colloquio con il direttore del personale e scopre di essere stato anticipato da Colonna il quale ha consegnato le dimissioni.

Nel colloquio il direttore del personale comunica di aver avuto un lungo scambio di idee con il Geom.Colonna,scoprendo che la sua vera motivazione non erano i soldi,bensì il desiderio di avere una maggiore visibilità per il suo lavoro anche per una possibile carriera,opportunità offertagli dalla nuova azienda.Colonna aveva aggiunto che il lavoro che stava svolgendo era monotono e routinario e si sentiva pertanto sotto utilizzato. 

Qual è la diagnosi di questo caso?

Si tratta di un errore,non certo originalissimo nella vita aziendale ,dove il capo non si preoccupa di sviluppare un colloquio profondo,con opportuna analisi e ricerca di soluzioni mirate.Il capo ha preferito ipotizzare una causa probabile (la retribuzione),sorvolare sulla vera analisi e ricercare la soluzione al problema sbagliato.

In altre parole ha esercitato il suo potere di capo dominante seguendo il tradizionale modello di pensiero:"So io qual è il problema e trovo io la soluzione".

Cosa avrebbe dovuto fare il capo di Colonna per preparare il colloquio?

Avrebbe dovuto documentarsi,raccogliendo tutte le possibili informazioni su Colonna,anche se nello specifico un Leader efficace avrebbe già dovuto conoscere le motivazioni dei propri collaboratori.

Avrebbe poi cercato di strutturare un colloquio mirato,studiando la migliore strategia e lasciando ampio spazio all'analisi.Proviamo a metterci nei panni del capo di Colonna e costruiamo la scaletta di questo colloquio.

• Apertura positiva:giocarsi un impatto positivo con il linguaggio non verbale aperto. Ringraziare per la correttezza di aver preavvisato della volontà di lasciare l'azienda.Ad esempio :"Sig.Colonna,innanzitutto la ringrazio per la sua correttezza nel comunicarmi la sua decisione e così dandomi la possibilità di analizzare con Lei le vere motivazioni!".
• Dichiarazione dell'obbiettivo dell'incontro:"il mio obbiettivo è di capire le ragioni precise che la spingono a uscire e, ove possibile,cercare di trattenerla";
• Analisi delle cause:domande investigative precise,tipo:"Al dilà dell'aspetto economico,quali ulteriori ragioni la spingono a cambiare azienda?"
• Ascolto attivo: stimolare il collaboratore a esporre tutti i problemi;
• Ricerca sinergica di una soluzione:Ad esempio:"Mi sembra di capire che lei desideri una maggiore visibilità nella nostra azienda?Possiamo esaminare assieme come realizzare questa sua aspettativa?"
• Piano d'azione:definizione dei passi operativi da compiere.

Poniamoci una domanda:il capo avrebbe potuto svolgere un colloquio cosi efficace in assenza di una precisa strategia comunicativa?
La risposta è:forse si,a patto che la sua padronanza di gestione del colloquio fosse di consumata efficacia.I colloqui non vanno improvvisati.Il più delle volte nell'improvvisazione si leggeva un tentativo di manipolazione(ad esempio:"Sa che noi puntavamo su una persona come lei per una luminosa carriera...")raramente una grande capacità negoziale.
Pertanto è opportuno ricordare:

1. "Che cosa voglio ottenere da questo colloquio?"(obbiettivo)
2. "Quale sarà il percorso più efficace?"(scaletta strategica)